USO DE EXCEL PARA PREPARAR TU SELF ASSESSMENT EN REINO UNIDO

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CONTACTO CON UN GESTOR/A

Una de mis mayores preocupaciones cuando empecé a emprender tenía que ver con la presentación de mis impuestos como freelancer (en mi caso “sole trader”, el equivalente al autónomo en España). Es decir, me quitaba el sueño la presentación del “self assessment”.

Antes de nada precisar que el SA se refiere al ejercicio fiscal que va de abril a abril del año siguiente (puedes elegir hacerlo desde el 1 de Abril al 31 de Marzo; o bien del 6 de Abril al 5 de Abril del siguiente año).

Ahora sí, te cuento cuáles fueron mis pasos para ello por si te pudiera ayudar:

1) Buscar un Asesor Fiscal que se convirtiera en el agente capaz presentarlo y que te apoye en los problemas y dudas que puedas tener.

2) No lo hay. Ahí me quedo. Si eres de fuera y no tienes mucho manejo de las leyes de UK, mejor déjale esto a un experto, y déjate aconsejar por él/ella sobre qué necesitas pasarle.

En mi caso, fue tan simple como preparar un Excel (ahora pensarás “¿simple preparar un Excel?”). Voy a contarte los pasos que yo doy en esa preparación. Obviamente, como se suele decir, “cada maestrillo tiene su librillo” e igual a tu gestor esto no le sirve, pero es muy probable que, si eres sole trader, facturas aún sin VAT y tienes servicios online, no te haga falta nada más allá de lo que te voy a contar. ¿Vamos a ello?

PASO 1: MOVIMIENTOS BANCARIOS

Movimientos bancarios: Necesitas descargarte los movimientos bancarios existentes de periodo a periodo (teniendo en cuenta las fechas que te he comentado más arriba).

Aquí normalmente los bancos te dejan descargar los movimientos diferenciando entre “IN” (entradas: es decir, tus ventas, intereses bancarios a favor…) y “OUT” (gastos, comisiones bancarias y salarios). Tienes dos posibilidades: a) Descargar todo junto en un solo Excel; b) Descargar dos archivos (uno de IN y otro de OUT). Te diría que dependiendo del formato de descarga de tu banco, hagas una cosa u otra. Personalmente prefiero todo en uno solo y luego ir haciendo categorías, filtrados, análisis, etc.

PASO 2: LIMPIEZA DEL ARCHIVO

Limpieza del archivo que te has descargado: Aquí seguramente necesitas realizar una limpieza mínima porque siempre se descargan columnas/filas en blanco que no necesitamos; o quizás te interese eliminar la columna de balance. De nuevo, dependerá del formato de descarga de tu banco.

PASO 3: CONVERTIR ESOS DATOS A TABLA DE EXCEL

Convierte esto a una tabla de Excel (CTRL + T o a través del menú), y dale a que te muestre los totales (en la nueva pestaña que se haya creado una vez hayas convertido tus datos a tabla). Esto te permite tener de un plumazo los totales de “IN” y “OUT” (entradas y salidas de dinero) sin tener que hacer cálculos con fórmulas (si no eres muy amante de ellas). Te dejo por aquí una entrada en la que te hablo del poder de las tablas en Excel.

PASO 4: CATEGORIZAR MOVIMIENTOS PARA AYUDAR A TU GESTOR (Y A TI)

Algo muy importante, que te recomiendo y que tu gestor seguramente necesite, es categorizar los movimientos. ¿A qué me refiero? A que añadas una columna con categorías del tipo “Wages” (salario), “Fix expenses” (gastos fijos), “Web”, “Marketing”, “Training”, “Software”, “Sales”, etc. Esto te va a permitir hacer análisis posteriores, y le ayudas a tu gestor a entender de dónde viene cada gasto/ingreso (con la posibilidad de que haya alguno que tenga la condición de deducible, o haya que hacer cálculos de amortizaciones). Habla con tu gestor para que te especifique qué categorías le pueden servir (si fuera indiferente a este tema, aquí ya te he dejado ejemplos que te pueden inspirar).

*Recuerda usar las listas desplegables para facilitarte la vida a la hora de categorizar.

PASOS EXTRAS:

Esto podría ser suficiente, pero si quieres optimizar la información para ti, y tu gestor, puedes hacer lo siguiente:

Añadir una columna más para las ventas (“sales”) donde registres a qué factura pertenece cada ingreso. Ojo que si te han pagado a través de una pasarela de pago como Paypal o Stripe, te aparecerá el neto de la operación.

De ahí que te recomiende tener una hoja de Excel en el mismo documento donde detalles el número de factura, su importe, la comisión de esa pasarela y el neto de lo percibido. Esto es especialmente importante en caso tengas inspecciones para saber de dónde procede cada importe, así como para que tu gestor tenga en cuenta las comisiones por esas pasarelas.

Otro consejo a nivel práctico organizativo es tener en tu drive/nube una carpeta por cada ejercicio de Self Assessment (ejemplo: SA_21_22). En ella crea una carpeta para las facturas que emites y otra para las que recibes. Además allí pondrás tu Excel de ese ejercicio y cualquier documentación al respecto (ejemplo: recibo del pago del National Insurance). Esto mismo replícalo en tu correo email y ve guardando cada documento en su lugar.

CONCLUYENDO…

Esto es lo mínimo que puedes hacer en Excel para llevar tu control y tenerlo fácil para ese Self Assessment tan temido. Como te decía, puede depender de tu gestor, ya que muchos trabajan con Xerox o FreeAgent, pero si tu emprendimiento es de servicios, y sin VAT, créeme que este sería un punto de partido más que óptimo.

A partir de aquí se podrían hacer virguerías con Excel para analizar esos datos y poder obtener conclusiones, objetivos a conseguir, correcciones, etc.

Si este artículo te ha resultado útil y quieres profundizar más en este tema déjame un comentario, o bien escríbeme a hola@imoyasolutions.com

Un abrazote,

Inma

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