REGISTRO DE INGRESOS Y GASTOS EN EXCEL

Uno de mis usos favoritos de Excel es el de registro de Ingresos y Gastos, ya sea a nivel personal como a nivel profesional. Es un hábito que empecé hace más de 10 años (en casa) y que ahora realizo en ambas parcelas.

importancia de llevar un registro en excel

El otro día asistí a una formación sobre bookkeeping* en la Manchester Central Library impartida por dos contables de la Universidad de Bolton. He de decir que aprendí muchísimo, y que hubo varios momentos en que mi cabeza explotó. Pero sobre todo me sentí orgullosa de mí y de mi Excels. ¿Por qué?

Básicamente, hicieron algunas preguntas, algo tan simple como «¿sabéis cuanto habéis ingresado el mes pasado en vuestros negocios?» Mucha gente fue incapaz de responder esta pregunta. Es un claro ejemplo de por qué es importante llevar ese registro de ingresos y gastos. Tanto si tienes un negocio o en tu vida personal, necesitas conocer tus números.

*Bookkeeping se refiere a la actividad de registrar las transacciones o movimientos del día a día de tu negocio (no encontré una palabra que se adapte totalmente, así que te compartí la original en inglés).

por donde empiezo mi registro de ingresos y gastos

No te compliques, solamente necesitas una hoja de cálculo con una hoja para ingresos y otra de gastos (bueno esto es lo mínimo que necesitas).

En ambos casos, crea listados con fecha del movimiento, número de recibo/factura, importe neto, impuestos, importe bruto, datos del cliente/proveedor, notas, etc.

Es importante que tenga una buena estructura como base de datos y que no mezcles datos de tipo diverso (no mezcles ingresos y gastos en un mismo listado a no ser que los gastos los pongas en nevativo, pero mi consejo es que uses hojas distintas).

Además, te recomiendo tener en la nube (cloud) una carpeta por años y luego dos dentro con los recibos y facturas de ingresos y otra con las de gastos.

como analizar en el registro de ingresos y gastos

Si tu nivel de Excel es básico, puedes poner simplemente filtros en la cabecera (encabezado) para filtrar cuando necesites saber determinados datos (como por ejemplo, cuánto he gastado en móviles en lo que llevo de año). Una vez que hayas filtrado, para ver el total, simplemente selecciona el rango de todos los gastos que quedaron filtrados y mira la barra de estado (allí te va a aparecer la suma). Si no sabes cómo hacerlo, te dejo aquí esta otra entrada del blog donde te lo cuento (https://imoyasolutions.com/2021/04/20/2-barras-olvidadas-en-excel-que-deberias-empezar-a-usar-desde-ya/)

Si tienes un nivel más avanzado, podrías usar tablas dinámicas (pivot tables) para saber cuánto has gastado por tipo de gasto. Te dejo por aquí otros artículos del blog en los que te hablo de las tablas dinámicas.

pereza, habitos y tu registro en excel

Como ves, hacer un registro no es tan complicado (tengas el nivel que tengas), lo complicado es dejar la pereza a un lado, remangarse y ponerse a registrar datos.

Por mis estudiantes me consta, que uno de los mayores obstáculos que encuentran a la hora de llevar este tipo de controles, es la pereza y el aburrimiento. Así que te dejo algunos de los consejos que yo les doy a ellas:

✅Crea un momento y espacio especial para ese registro (puedes usar velas y olores, ponerte cerca de la ventana donde puedas oir a la gente pasar o los ruidos de la naturaleza…)

✅Conéctalo con un momento de disfrute, como ir a un coworking o un café que te guste.

✅Ponte música de fondo: ya sea tu favorita o una de relajación.

Espero que te haya sido útil. No sé si sabes que tengo un servicio en el que justo te ayudo a montar un registro efectivo y adaptado a tu caso particular. Te dejo el enlace por aquí por si sientes que necesitas ayuda para montarlo: Registro.

Me encuentras en hola@imoyasolutions.com para cualquier duda/comentario.

Un abrazote, Inma