¿Qué herramientas de Excel tengo que dominar para obtener el mejor resultado en mi entrevista de trabajo? He estado en esa posición varias veces en mi vida laboral; por eso, sabiendo de su importancia para cualquier candidato, he preparado esta entrada de Imprescindibles en Excel para superar tu entrevista de trabajo. Para ello he tenido en cuenta el mercado laboral en general, y mi propia experiencia. De hecho puedes leer mi experiencia en esta publicación: “Cómo una prueba de Excel me catapultó a la final de una entrevista de trabajo”

¡Vamos a ello!💪

RESUMEN DE LA ENTRADA:

1. Tablas dinámicas en Excel
2. Buscarv: Funcionamiento, problemas y soluciones.
3. Funciones estadísticas en Excel
4. Referencias absolutas, mixtas y relativas.
5. Formato Condicional en Excel
6. Cierre (+2)

1. TABLAS DInamicas

Saber tablas dinámicas es el top de los imprescindibles en Excel para superar tu entrevista de trabajo.

Si no sabes qué son las tablas dinámicas, tengo la entrada perfecta para ti en esta otra entrada del blog Para qué leches sirven las tablas dinamicas en excel

Muchas veces encuentro estudiantes (y a mí me pasó lo mismo en su día) que han aprendido a hacer tablas dinámicas en el trabajo pero “de aquella manera”. Es decir, el compañero les explicó cómo llegar a un resultado haciendo “esa” tabla dinámica y ellos que se lo aprenden de memoria, tal cual. Así si necesitas analizar o reportar algo distinto simplemente no sabes… tu cerebro se cortocircuita… y es normal.

Para crearlas es tan fácil como ir a la pestaña Insertar, luego Tabla dinámica. Allí selecciona el rango donde tienes los datos de los cuales quieres realizar tu tabla dinámica. Debes elegir si quieres que la cree en una hoja ya existente o una nueva, y finalmente acepta. Verás que se crea tu borrador de tabla dinámica.

Para que no te cortocircuites, te recomiendo que aprendas a hacerlas pero también a modificarlas a tu necesidad (y la de tu interlocutor). Una vez lo hayas hecho, pásate por esta otra entrada del blog donde te hablo de 5 acciones PRO en las tablas dinámicas que te van a suponer puntos de más respecto a otros candidatos en tu entrevista de trabajo 5 acciones PRO con tablas dinamicas

2. buscarv: funcionamiento, problemas y soluciones

La función buscarv (vlookup en inglés) es archiconocida por lo que sí o sí necesitas conocer su funcionamiento para tu entrevista de trabajo con prueba de Excel. A mí me pidieron su aplicación en una de las entrevistas a las que apliqué. Es un básico.

Con ella podemos encontrar un dato en Excel, partiendo de otro dato dado. A mí me encanta usarla con dos aplicaciones: 1) como buscador en bases de datos muy grandes, 2) para cruzar datos entre tablas. Te dejo un ejemplo muy sencillo de su formulación:

Pero si de verdad quieres sobresalir en tu entrevista, necesitas aprenderte sus limitaciones, y las funciones alternativas a su uso (como índice.coincidir; o la novedosa buscarx, esta última disponible en las versiones de Excel más recientes).

Puede ser que te lo pregunten para testear tu nivel de Excel.

Te dejo el enlace a una publicación de Instagram donde te lo explico: Publicación en Instagram @excelconinma

3. funciones estadisticas:

Otro “must” de los imprescindibles en Excel para superar tu entrevista de trabajo son las funciones estadísticas en Excel. Me han aparecido en todas las entrevistas donde había prueba de Excel y las uso todos los días en mi trabajo. Así que, a mi parecer, son altamente recomendables de dominar.

Son muchas, pero diría que hay 3 que deberías aprender sí o sí en su versión para un solo criterio y para más de uno.

Estas funciones estadísticas son extensiones de las funciones sumar, promedio y contar, pero para que tales operaciones se realicen solamente en el caso de cumplirse un criterio determinado (o varios).

Excel va a controlar la matriz y en aquellos casos en donde el resultado del criterio sea verdadero, aplicará la operación correspondiente (suma, promedio o contar). Ignorará aquellos casos en los que sea falso.

Te dejo un cuadro resumen para las versiones en español y en inglés:

Como habrás visto, hay una gran diferencia entre ambos idiomas. En inglés es mucho más intuitivo.

Truco: un truco que te quiero compartir, en realidad puedes usar las funciones de varios criterios cuando tengas solamente uno. El problema puede venir porque no es posible usar las funciones con varios criterios en versiones más antiguas de Excel (puedes a partir de Excel 2010). Así que cuidado con eso, mira que versión estás utilizando en tu puesto de trabajo, o incluso en el momento de la prueba de Excel en la entrevista.

4. referencias absolutas, mixtas y relativas:

Estoy segura que has visto alguna vez el típico símbolo del $ en medio de funciones y fórmulas en Excel. Pero, ¿sabes realmente qué significa y cómo funciona? Te lo explico a continuación:

El símbolo del dólar nos sirve para fijar las referencias de una celda de manera absoluta (aquí es donde encontramos el $ delante de fila y columna, ejemplo: $A$1), o de forma mixta (el $ estará o delante de la fila o de la columna, ejemplo: Fila A$1; Columna $A1). Una referencia relativa sería A1 (no fijamos nada).

El fijar nos permite que, por ejemplo, al arrastrar una fórmula, se mueva solamente de la manera que nosotros necesitemos (totalmente – sin fijación; parcialmente – fijación mixta; sin movimiento – fijación absoluta).

Truco: Selecciona la celda que quieras fijar dentro de tu formula y usa el atajo de teclado F4 para poner los $ de manera automática (te hará una fijación total). Si sigues presionando F4, irá cambiando las fijaciones y pasando a referencia mixta y relativa.

💡Te dejo un ejemplo en la siguiente imagen: Queremos calcular el IVA de una serie de facturas. Para ello multiplicamos el imponible de la primera factura por la celda F2 (donde se encuentra el 21%). Necesitamos fijar esa celda (recuerda, con F4) de manera total para que al arrastrar mi fórmula y aplicarla a las demás facturas, baje la referencia del imponible (E5 es referencia relativa, por eso su movimiento hacia abajo) pero no lo haga el IVA%.

5. formato condicional:

Esta seguramente es una sorpresa para mucha gente. Pero, el formato condicional, bien usado, puede ser una potente herramienta de análisis y de fijación de alertas. Otro imprescindible en Excel para superar tu entrevista de trabajo.

Estoy segura de que sabrás perfectamente cambiar de formato a tus celdas (te recuerdo que puedes hacerlo en la pestaña de Inicio). Se encuentran distintos tipos de letra, colores, tamaños, alineado, etc.

Pero ¿qué ocurre si lo que queremos es que solamente aquellas celdas que cumplan unas condiciones tengan un determinado formato? Para ello existe el Formato Condicional. Lógicamente, si tienes que aplicar un formato determinado a una celda, no es complicado; sin embargo, si lo tienes que aplicar a muchas celdas y teniendo en cuenta una serie de condiciones, el formato condicional te ahorrará mucho tiempo.

En mis tiempos trabajando en recobro, para mí era esencial para remarcar por ejemplo cuando el vencimiento de una factura estaba llegando o había pasado. Puedes usar colores, iconos, etc. Las condiciones son tan variadas como que llegue una determinada fecha, que contenga un texto concreto, que se supere una cantidad, etc.

Un ejemplo claro de lo que estoy hablando lo encuentras en el meteo de la televisión. Cuando aparecen pintadas las zonas por colores más o menos oscuros teniendo en cuenta las temperaturas altas (normalmente usan rojos) o cuando quieren reflejar las zonas más lluviosas (en azul). Estos son los típicos mapas de calor.

En este ejemplo, hemos cogido el color gris claro para el gasto más bajo y el rojo para el gasto más alto. Excel en automático otorga colores que se aumentan su intensidad o disminuye si se acercan al gasto máximo o al mínimo.

6. cierre:

Hasta aquí las 5 herramientas que a mi parecer son imprescindibles en Excel para superar tu entrevista de trabajo.

Si necesitas ayuda con cualquiera de ellas, contacta conmigo en imoyasolutions@gmail.com.

Cuento con clases para ver en profundidad todas y cada una de estas herramientas. Con mi ayuda o sin ella, ponte manos a la obra: “No dejes para mañana lo que puedas aprender hoy 😉” y más aún si eso implica una mejora laboral o encontrar un trabajo.

Pd. – Mis +2 herramientas son Power Query y Power Pivot. Pero estas son de nivel algo más avanzado, por lo que no las hemos visto en la entrada de hoy

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