5 IMPRESCINDIBLES EN UN DASHBOARD EN EXCEL

En esta entrada del blog descubrirás 5 imprescindibles en un dashboard en Excel (cuadro de mando o tablero de control en Excel).

¿que es un dashboard?

Un dashboard, cuadro de mando o tablero de control es una herramienta para los negocios que muchas empresas usan para llevar un control, analizar y mostrar datos que permitan obtener información acerca de la situación actual de la empresa ( o del grupo de empresas, departamento, etc, depende de a qué se refieran los datos que estamos analizando).

Esta información relevante, permitirá a las empresas una mejor toma de decisiones sobre sus futuros pasos a seguir.

PREVIO A REALIZAR EL TABLERO

Antes de ponerte como un loco/a a hacer tu dashboard, deberías tener en cuenta una serie de cosas (en las que no voy a entrar al detalle en esta entrada) como:

*cuáles son tus objetivos con el tablero,

*a quién se lo vas a presentar,

*de qué datos dispones para realizarlo,

*etc.

Una vez analizado y planteado todo lo anterior te aconsejo que dibujes en un papel en blanco, en una libreta, en un Excel, o donde prefieras, cómo será la estructura de ese dashboard.

A partir de ahí vas a ir creando tu cuadro de mandos usando, entre otros, los elementos que expongo a continuación:.

5 IMPRESCINDIBLES en un dashboard

Vamos a listar y explicar los 5 imprescindibles en un dashboard en Excel para tu cuadro de mandos:

1. TABLAS DINáMICAS

Las tablas dinámicas son una herramienta potentísima en Excel, y esenciales para la automatización y actualización continua de tu dashboard.

Nos permiten, a golpe de clicks y sin funciones ni fórmulas, hacer cálculos (sumas, recuentos, promedios, %, etc), resumir y analizar datos para realizar comparaciones, detectar y analizar patrones y tendencias en esos datos.

En estas dos entradas del blog puedes saber más sobre ellas (después puedes seguir leyendo el resto de elementos):

¿Para qué leches sirven las tablas dinámicas en Excel?

5 acciones PRO con tablas dinámicas.

2. GRáFICOS DINáMICOS

Gráficos creados a partir de esas tablas dinámicas y que nos permitan representar la información de una forma óptima.

Esto de los gráficos da para mucho, ya que depende de tu objetivo y de la representación de los datos, deberías usar uno u otro. Los tienes de barras verticales, horizontales, de tarta (pie charts), histogramas, etc.

Te dejo otras dos entradas donde te hablo de los gráficos en general. No te los pierdas porque son las entradas más visitadas del blog:

Ideas para hacer gráficos más profesionales en Excel

Cómo hacer gráficos en Excel con imágenes.

3. SEGMENTADORES

Los segmentadores son una herramienta dentro de Excel que nos permite realizar una especie de “filtro” a nuestros datos, pero de manera más “cool” a través de “botones“.

Esta posibilidad la encontramos dentro de las tablas dinámicas pero también (y esto no todo el mundo lo sabe) en los datos que tienen formato tabla (aunque no sea dinámica).

Para insertar un segmentador, tan solo tienes que:

* ponerte encima de tus datos (ya sea una tabla o una tabla dinámica)

* irte a la nueva pestaña que tendrás en tu barra de opciones (de tabla o tabla dinámica)

* click en la opción “Insertar segmentación de datos“

* una vez se te haya abierto la nueva ventana, elige cuál va a ser el dato que te permita segmentar

*aceptar

Una vez hagas esto, te aparece un nuevo elemento en tu hoja de Excel. Este es el segmentador, y te permite seleccionar las opciones (una, más de una o ninguna) para “filtrar” tu tabla.

Este es uno de los elementos imprescindibles de tu dashboard o cuadro de mando en Excel, sobre todo si además lo conectas con las todas las tablas y gráficos dinámicos que creas conveniente.

Al ir “tocando” a los botones de tus segmentador, todo aquello que esté conectado, se adaptará/actualizará a los datos que tú hayas seleccionado.

4. ESCALAS DE TIEMPO

Muy conectadas con el anterior elemento.

Las escalas de tiempo son “filtros” de tiempo.

Es decir, podemos seleccionar el periodo de tiempo del cual queramos representar los datos.

Tenemos la posibilidad de hacerlo por días, meses, trimestres, años…

Una diferencia con el anterior imprescindible, es que no se pueden usar en las tablas, solamente las encontramos en las tablas dinámicas.

De nuevo, podemos conectarlas a todas las tablas y gráficos dinámicos que necesitemos.

Para añadirlas seguimos casi los mismos pasos que anteriormente:

* ponerte encima de tus datos de la tabla dinámica

* irte a la nueva pestaña que tendrás en tu barra de opciones

* click en la opción “Insertar escala de tiempo“

* una vez se te haya abierto la nueva ventana, verás el listado de columnas en las que aparezcan datos en formato fecha. Elige aquella por la que vas a querer filtrar.

*aceptar

5. FORMAS E IMáGENES

Formas, imágenes, iconos, ilustraciones, etc. Todo esto lo encuentras en la pestaña “Insertar” de tu menú o barra de opciones.

Bien usadas pueden dar un toque muy interesante a tus gráficos.

Además, dentro de una forma puedes incluso escribir texto, o enlazarlo a una celda con datos (ojo porque no se puede enlazar a celdas con fórmulas).

Por cada componente nuevo que incluyas en tu dashboard o cuadro de mandos en Excel, se abre una nueva pestaña en el menú donde puedes cambiar su color por ejemplo (te recomiendo que investigues un poco las posibles opciones que tendrás).

Un consejo final es que no abuses añadiendo este tipo de elementos. Su uso marca la diferencia pero hazlo con “tacto”.

Espero que después de esta entrada te haya quedado más claro qué es un cuadro de mando y cuáles son, a mi parecer, los 5 imprescindibles en un dashboard en Excel.

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