DESCUBRE EL PODER DEL FORMATO DE TABLA EN EXCEL

4 VENTAJAS DE USAR EL FORMATO DE TABLA EN EXCEL EN TUS DATOS

😵Uno de los errores más comunes que veo en mis alumnas (incluso de nivel intermedio-avanzado) es que muchas de ellas no usan el formato de tablas en sus datos. Es más, desconocen su existencia o la confunden con las tablas dinámicas.

💚Por eso me pareció muy buena idea traeros una entrada en el blog donde os hablo del poder de esta herramienta de Excel y os cuento algunas de sus ventajas.

👉¿Sabes identificar de verdad si has puesto los datos en formato de tabla o simplemente lo has organizado en filas y columnas? En la siguiente imagen, te muestro unos datos que no están en «formato de tabla«:

Esto es una tabla para ti pero no para Excel

✔Para transformar estos datos en tabla, en la cinta de opciones busca «Dar Formato como tabla»; también puedes usar el atajo Ctrl + t o Ctrl + l (dependiendo de tu versión de Excel). Elige una de las que Excel te propone o personaliza a tu gusto. En la siguiente imagen ves cómo saber si tus datos tienen tal formato (mira que se haya creado una nueva pestaña llamada «Diseño de tabla») Y ¡que empiece la magia!

Ahora tus datos tienen formato de tabla de verdad y ha aparecido una nueva pestaña con opciones para hacer cambios

🚀Te dejo por aquí algunas ventajas de usar el formato de tablas y que te van a cambiar el modo de trabajar, ahorrándote tiempo y errores:

  • Ahorro de tiempo 🕐 a la hora de dar formato a tu tabla: Deja de perder tiempo dando formato a tus datos. Elige uno de los expuestos por Excel o crea uno personalizado. Mi recomendación: usa siempre el mismo formato de tabla dentro de un mismo documento Excel para que quede más homogéneo y profesional. Y si usas los colores de marca, ya el no va más.

  • Puedes hacer operaciones de los datos en la fila de totales 📊: sumar, promedio, mínimo, máximo, etc, a golpe de click y seleccionar. De nuevo, ahorras tiempo y no necesitas usar funciones. ¡Minimiza errores!

  • Puedes colocar datos alrededor de tu tabla sin que estos se vean alterados ante las modificaciones en tu tabla: es decir, puedes tener abajo de tu tabla datos independientes a la misma, o a su lado. Esto es muy potente, teniendo en cuenta que es un gran quebradero de cabeza en las hojas de cálculo cuando ciertas modificaciones, nos machacan todo nuestro formato.

  • Son el primer paso (o deberían serlo) para la creación de tablas dinámicas (pero de estas os hablo otro día).

💭Si no has tenido suficiente con este post, escribe en comentarios y trato de añadir más info en otra publicación. Espero haberte convencido de la importancia de usar tablas.

De hecho, invierto una clase entera de mi Curso de Excel Básico para explicar cómo crear, modificar y trabajar con tablas y sacarles el máximo partido. Entonces, ¿qué me dices? ¿las usarás a partir de ahora?

2 BARRAS OLVIDADAS EN EXCEL QUE DEBERíAS EMPEZAR A USAR DESDE YA.

Estoy segura que si os hablo de barra de menús en Excel o cinta de opciones, sabréis perfectamente de lo que hablo. Pero, ¿sabeis que existen otras dos barras que te pueden ayudar a aumentar tu productividad diaria usando Excel? Vamos a verlo:

BARRA DE ACCESO RáPIDO

Esta barra se encuentra en la parte superior de vuestro documento de Excel, justo por encima de la cinta de opciones. Si todavía no sabéis cual es, seguro que la localizáis si os digo que es aquella barra donde está la típica «X» para cerrar el documento. A la derecha se encuentran las opciones para minimizar y cerrar.

Pero lo que me parece realmente interesante (y productivo) es la posibilidad que nos ofrece de añadir tareas o acciones recurrentes en esta barra. Es decir, no tendréis que ir a la pestaña, luego al comando y luego a la acción determinada; directamente añades un botón y pulsando te va a ahorrar ese tiempo. Veamos en la imagen:

Puedes seleccionar una de las acciones sugeridas por Excel, o bien agregar más comandos de manera manual.

BARRA DE ESTADO

La barra de estado la encontráis en el límite inferior de vuestro documento Excel, la podéis reconocer seguramente gracias al zoom (en ella podéis aumentar o disminuir el zoom de la hoja de cálculo, esquina inferior derecha).

Pero para mí, y es lo que enseño en una de las clases de mi Curso Básico, lo increíble es que tan poca gente sepa sus ventajas a la hora de obtener información (como suma, promedio, mínimo, máximo, etc) de tus números, sin necesidad de usar funciones ni fórmulas.

Es muy sencillo, y lo vamos a ver con un ejemplo:

Tenemos un listado de facturas y queremos tener una idea del promedio facturado por venta (pero no queremos usar funciones ni que este dato aparezca en nuestra hoja). ¿Cómo lo hacemos? Basta seleccionar nuestra lista de importe facturado y verás que en automático, en esta barra de estado, os van a aparecer una serie de datos (ver imagen). Si no os aparecen ningún dato, entonces es necesario cambiar la configuración de la barra de Estado (os hablaré de esto en otro post).

Tan solo seleccionando nos aparecen datos muy interesantes en esa barra.

En tan solo segundos podéis conocer esta información, sin necesidad de complicaciones. Muchas veces nos complicamos sin necesidad, ¿verdad?

Pero recordad que esto es simplemente para tener una idea, ya que no se va a quedar grabado en ningún lado ni puedes realizar otras operaciones con tales resultados. Espero que os haya resultado muy útil.

Hasta la próxima entrada en MI RINCONCITO EXCEL!

IMPORTANCIA DEL PUNTO MUERTO (BREAK EVEN POINT) DE TU NEGOCIO Y COMO CALCULARLO EN EXCEL

Una de las cosas que he aprendido durante este primer trimestre de 2021 es la importancia que ha tenido para mí conocer el punto muerto o punto de equilibrio («break even point») de mi negocio.

En el Reino Unido hemos estado confinados de manera casi total durante el primer trimestre, incluye el hecho de colegios cerrados y niños en casa. Esto obviamente se traduce en «teletrabajo» y «colegio en casa» al mismo tiempo. Ha sido duro, no te voy a mentir, pero algo que me tranquilizó mucho fue saber este dato de que te hablo. Pero, ¿qué es el punto muerto, punto de equilibrio o break even point?

El punto de equilibrio es aquel punto donde tus ingresos son iguales a tus gastos. Es decir, el resultado sería 0 tras restarle a tus ingresos todos tus gastos. Una operación sencilla pero que muchas emprendedoras no tienen en mente y desconocen.

Para mí el saber este punto me permitió hacer una valoración de cuáles iban a ser mis ingresos estimados en este trimestre (teniendo en cuenta la situación en la que nos encontrábamos). A partir de ahí, reducir mis gastos hasta llegar a ese punto muerto. De manera que si posteriormente llegaban ingresos inesperados, sería beneficio.

Pero, ¿cómo calcularlo en Excel? Es muy sencillo:

  1. Nos vamos a ir a la pestaña de DATOS y desde allí seleccionamos ANALISIS DE HIPOTESIS, y finalmente, BUSCAR OBJETIVO. Nuestro objetivo, según la explicación anterior será que nuestro resultado sea 0 (es decir, ingresos menos gastos igual a 0).
  2. Se nos abrirá una nueva ventana donde vamos a poner: en «DEFINIR LA CELDA» aquella celda que queramos que sea 0 (es decir donde tengamos el resultado), en «CON EL VALOR» pondremos 0 y en «CAMBIANDO LA CELDA» inserimos la celda con la que vamos a jugar para obtener ese resultado (en mi caso, la celda con los ingresos, ya que mis gastos los había reducido a aquellos indispensables para poder trabajar).
  3. Pulsando ACEPTAR, Excel va a hacer ese calculo solo, y te va a informar de los ingresos necesarios para hacer que estés, al menos, cubriendo tus gastos. Todos aquellos ingresos por encima de esa cifra, son beneficios para tu emprendimiento.

🗯Veamos con un ejemplo práctico:

En este caso vamos a recalcular los ingresos porque tengo gastos fijos y variables. Supongamos que yo preveo que mis ingresos sean de 2.348 Euros, tengo unos gastos fijos de 1.100 Euros y unos gastos variables del 20% de mis ingresos. El resultado es de 778.40 Euros. Vease imagen:

Datos iniciales
Usamos «Buscar objetivo» en Excel
Estos son los datos que usamos
Excel nos calcula los ingresos para que el Resultado sea 0

💚💚Así de sencillo es calcular el punto muerto de tu negocio. Espero que este paso a paso te haya ayudado. ¿Lo vas a calcular a partir de ahora?

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