DESCUBRE EL PODER DEL FORMATO DE TABLA EN EXCEL

4 VENTAJAS DE USAR EL FORMATO DE TABLA EN EXCEL EN TUS DATOS

😵Uno de los errores más comunes que veo en mis alumnas (incluso de nivel intermedio-avanzado) es que muchas de ellas no usan el formato de tablas en sus datos. Es más, desconocen su existencia o la confunden con las tablas dinámicas.

💚Por eso me pareció muy buena idea traeros una entrada en el blog donde os hablo del poder de esta herramienta de Excel y os cuento algunas de sus ventajas.

👉¿Sabes identificar de verdad si has puesto los datos en formato de tabla o simplemente lo has organizado en filas y columnas? En la siguiente imagen, te muestro unos datos que no están en “formato de tabla“:

Esto es una tabla para ti pero no para Excel

✔Para transformar estos datos en tabla, en la cinta de opciones busca “Dar Formato como tabla”; también puedes usar el atajo Ctrl + t o Ctrl + l (dependiendo de tu versión de Excel). Elige una de las que Excel te propone o personaliza a tu gusto. En la siguiente imagen ves cómo saber si tus datos tienen tal formato (mira que se haya creado una nueva pestaña llamada “Diseño de tabla”) Y ¡que empiece la magia!

Ahora tus datos tienen formato de tabla de verdad y ha aparecido una nueva pestaña con opciones para hacer cambios

🚀Te dejo por aquí algunas ventajas de usar el formato de tablas y que te van a cambiar el modo de trabajar, ahorrándote tiempo y errores:

  • Ahorro de tiempo 🕐 a la hora de dar formato a tu tabla: Deja de perder tiempo dando formato a tus datos. Elige uno de los expuestos por Excel o crea uno personalizado. Mi recomendación: usa siempre el mismo formato de tabla dentro de un mismo documento Excel para que quede más homogéneo y profesional. Y si usas los colores de marca, ya el no va más.

  • Puedes hacer operaciones de los datos en la fila de totales 📊: sumar, promedio, mínimo, máximo, etc, a golpe de click y seleccionar. De nuevo, ahorras tiempo y no necesitas usar funciones. ¡Minimiza errores!

  • Puedes colocar datos alrededor de tu tabla sin que estos se vean alterados ante las modificaciones en tu tabla: es decir, puedes tener abajo de tu tabla datos independientes a la misma, o a su lado. Esto es muy potente, teniendo en cuenta que es un gran quebradero de cabeza en las hojas de cálculo cuando ciertas modificaciones, nos machacan todo nuestro formato.

  • Son el primer paso (o deberían serlo) para la creación de tablas dinámicas (pero de estas os hablo otro día).

💭Si no has tenido suficiente con este post, escribe en comentarios y trato de añadir más info en otra publicación. Espero haberte convencido de la importancia de usar tablas.

De hecho, invierto una clase entera de mi Curso de Excel Básico para explicar cómo crear, modificar y trabajar con tablas y sacarles el máximo partido. Entonces, ¿qué me dices? ¿las usarás a partir de ahora?

IMPORTANCIA DEL PUNTO MUERTO (BREAK EVEN POINT) DE TU NEGOCIO Y COMO CALCULARLO EN EXCEL

Una de las cosas que he aprendido durante este primer trimestre de 2021 es la importancia que ha tenido para mí conocer el punto muerto o punto de equilibrio (“break even point”) de mi negocio.

En el Reino Unido hemos estado confinados de manera casi total durante el primer trimestre, incluye el hecho de colegios cerrados y niños en casa. Esto obviamente se traduce en “teletrabajo” y “colegio en casa” al mismo tiempo. Ha sido duro, no te voy a mentir, pero algo que me tranquilizó mucho fue saber este dato de que te hablo. Pero, ¿qué es el punto muerto, punto de equilibrio o break even point?

El punto de equilibrio es aquel punto donde tus ingresos son iguales a tus gastos. Es decir, el resultado sería 0 tras restarle a tus ingresos todos tus gastos. Una operación sencilla pero que muchas emprendedoras no tienen en mente y desconocen.

Para mí el saber este punto me permitió hacer una valoración de cuáles iban a ser mis ingresos estimados en este trimestre (teniendo en cuenta la situación en la que nos encontrábamos). A partir de ahí, reducir mis gastos hasta llegar a ese punto muerto. De manera que si posteriormente llegaban ingresos inesperados, sería beneficio.

Pero, ¿cómo calcularlo en Excel? Es muy sencillo:

  1. Nos vamos a ir a la pestaña de DATOS y desde allí seleccionamos ANALISIS DE HIPOTESIS, y finalmente, BUSCAR OBJETIVO. Nuestro objetivo, según la explicación anterior será que nuestro resultado sea 0 (es decir, ingresos menos gastos igual a 0).
  2. Se nos abrirá una nueva ventana donde vamos a poner: en “DEFINIR LA CELDA” aquella celda que queramos que sea 0 (es decir donde tengamos el resultado), en “CON EL VALOR” pondremos 0 y en “CAMBIANDO LA CELDA” inserimos la celda con la que vamos a jugar para obtener ese resultado (en mi caso, la celda con los ingresos, ya que mis gastos los había reducido a aquellos indispensables para poder trabajar).
  3. Pulsando ACEPTAR, Excel va a hacer ese calculo solo, y te va a informar de los ingresos necesarios para hacer que estés, al menos, cubriendo tus gastos. Todos aquellos ingresos por encima de esa cifra, son beneficios para tu emprendimiento.

🗯Veamos con un ejemplo práctico:

En este caso vamos a recalcular los ingresos porque tengo gastos fijos y variables. Supongamos que yo preveo que mis ingresos sean de 2.348 Euros, tengo unos gastos fijos de 1.100 Euros y unos gastos variables del 20% de mis ingresos. El resultado es de 778.40 Euros. Vease imagen:

Datos iniciales
Usamos “Buscar objetivo” en Excel
Estos son los datos que usamos
Excel nos calcula los ingresos para que el Resultado sea 0

💚💚Así de sencillo es calcular el punto muerto de tu negocio. Espero que este paso a paso te haya ayudado. ¿Lo vas a calcular a partir de ahora?

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3 FUNCIONES IMPRESCINDIBLES PARA HACER LIMPIEZA DE DATOS

3 FUNCIONES IMPRESCINDIBLES PARA HACER LIMPIEZA EN TUS BASES DE DATOS EN EXCEL.
3 FUNCIONES IMPRESCINDIBLES PARA HACER LIMPIEZA DE DATOS EN EXCEL

😱Ese temido momento en que nos descargamos datos a Excel…. ¿tú también le temes?

Cada dato que aparece a su manera (de su padre y de su madre vaya…): con mil espacios, algunas palabras todo mayúsculas, y otras todo minúsculas, registros repetidos, etc… vamos una labor de chinos ponerse a darle homogeneidad!

👉Hoy os traigo 3 pasos para hacer limpieza de estos datos de una manera super sencilla y en un tris.

FUNCION ESPACIOS EN EXCEL

Por un lado, tenemos la función ESPACIOS. Esta función de Excel te va a eliminar aquellos incómodos espacios entre palabras, dejando simplemente el típico espacio al que estamos acostumbrados.

FUNCION NOMPROPIO EN EXCEL

He aquí otra de mis funciones de Excel favoritas, te has descargado un fichero con datos de nombres y apellidos. Tienes tu listado pero cada persona escribió su nombre y apellidos con distinto formato: algunos usando todo mayúsculas, otros todo minúsculas, y otros como a nosotros nos interesa: la primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto en minúscula. Para ello usaremos la función NOMPROPIO.

BOTON PARA QUITAR DUPLICADOS EN EXCEL

La última herramienta que os aconsejo es la de quitar duplicados. El botón responsable de esta acción te lo vas a encontrar en la pestaña de “Datos” de tu barra de opciones. Allí en el apartado de “Herramientas de datos“, tienes el icono que ves en la imagen.

Estas son las funciones que a mí me resultan más útiles y a la par sencillas de usar, de hecho, las vemos en una de las clases de mi Curso Online Básico de Excel. Espero y deseo que te hayan sido de gran ayuda.