DESCUBRE EL PODER DEL FORMATO DE TABLA EN EXCEL

4 VENTAJAS DE USAR EL FORMATO DE TABLA EN EXCEL EN TUS DATOS

😵Uno de los errores más comunes que veo en mis alumnas (incluso de nivel intermedio-avanzado) es que muchas de ellas no usan el formato de tablas en sus datos. Es más, desconocen su existencia o la confunden con las tablas dinámicas.

💚Por eso me pareció muy buena idea traeros una entrada en el blog donde os hablo del poder de esta herramienta de Excel y os cuento algunas de sus ventajas.

👉¿Sabes identificar de verdad si has puesto los datos en formato de tabla o simplemente lo has organizado en filas y columnas? En la siguiente imagen, te muestro unos datos que no están en “formato de tabla“:

Esto es una tabla para ti pero no para Excel

✔Para transformar estos datos en tabla, en la cinta de opciones busca “Dar Formato como tabla”; también puedes usar el atajo Ctrl + t o Ctrl + l (dependiendo de tu versión de Excel). Elige una de las que Excel te propone o personaliza a tu gusto. En la siguiente imagen ves cómo saber si tus datos tienen tal formato (mira que se haya creado una nueva pestaña llamada “Diseño de tabla”) Y ¡que empiece la magia!

Ahora tus datos tienen formato de tabla de verdad y ha aparecido una nueva pestaña con opciones para hacer cambios

🚀Te dejo por aquí algunas ventajas de usar el formato de tablas y que te van a cambiar el modo de trabajar, ahorrándote tiempo y errores:

  • Ahorro de tiempo 🕐 a la hora de dar formato a tu tabla: Deja de perder tiempo dando formato a tus datos. Elige uno de los expuestos por Excel o crea uno personalizado. Mi recomendación: usa siempre el mismo formato de tabla dentro de un mismo documento Excel para que quede más homogéneo y profesional. Y si usas los colores de marca, ya el no va más.

  • Puedes hacer operaciones de los datos en la fila de totales 📊: sumar, promedio, mínimo, máximo, etc, a golpe de click y seleccionar. De nuevo, ahorras tiempo y no necesitas usar funciones. ¡Minimiza errores!

  • Puedes colocar datos alrededor de tu tabla sin que estos se vean alterados ante las modificaciones en tu tabla: es decir, puedes tener abajo de tu tabla datos independientes a la misma, o a su lado. Esto es muy potente, teniendo en cuenta que es un gran quebradero de cabeza en las hojas de cálculo cuando ciertas modificaciones, nos machacan todo nuestro formato.

  • Son el primer paso (o deberían serlo) para la creación de tablas dinámicas (pero de estas os hablo otro día).

💭Si no has tenido suficiente con este post, escribe en comentarios y trato de añadir más info en otra publicación. Espero haberte convencido de la importancia de usar tablas.

De hecho, invierto una clase entera de mi Curso de Excel Básico para explicar cómo crear, modificar y trabajar con tablas y sacarles el máximo partido. Entonces, ¿qué me dices? ¿las usarás a partir de ahora?

2 BARRAS OLVIDADAS EN EXCEL QUE DEBERíAS EMPEZAR A USAR DESDE YA.

Estoy segura que si os hablo de barra de menús en Excel o cinta de opciones, sabréis perfectamente de lo que hablo. Pero, ¿sabeis que existen otras dos barras que te pueden ayudar a aumentar tu productividad diaria usando Excel? Vamos a verlo:

BARRA DE ACCESO RáPIDO

Esta barra se encuentra en la parte superior de vuestro documento de Excel, justo por encima de la cinta de opciones. Si todavía no sabéis cual es, seguro que la localizáis si os digo que es aquella barra donde está la típica “X” para cerrar el documento. A la derecha se encuentran las opciones para minimizar y cerrar.

Pero lo que me parece realmente interesante (y productivo) es la posibilidad que nos ofrece de añadir tareas o acciones recurrentes en esta barra. Es decir, no tendréis que ir a la pestaña, luego al comando y luego a la acción determinada; directamente añades un botón y pulsando te va a ahorrar ese tiempo. Veamos en la imagen:

Puedes seleccionar una de las acciones sugeridas por Excel, o bien agregar más comandos de manera manual.

BARRA DE ESTADO

La barra de estado la encontráis en el límite inferior de vuestro documento Excel, la podéis reconocer seguramente gracias al zoom (en ella podéis aumentar o disminuir el zoom de la hoja de cálculo, esquina inferior derecha).

Pero para mí, y es lo que enseño en una de las clases de mi Curso Básico, lo increíble es que tan poca gente sepa sus ventajas a la hora de obtener información (como suma, promedio, mínimo, máximo, etc) de tus números, sin necesidad de usar funciones ni fórmulas.

Es muy sencillo, y lo vamos a ver con un ejemplo:

Tenemos un listado de facturas y queremos tener una idea del promedio facturado por venta (pero no queremos usar funciones ni que este dato aparezca en nuestra hoja). ¿Cómo lo hacemos? Basta seleccionar nuestra lista de importe facturado y verás que en automático, en esta barra de estado, os van a aparecer una serie de datos (ver imagen). Si no os aparecen ningún dato, entonces es necesario cambiar la configuración de la barra de Estado (os hablaré de esto en otro post).

Tan solo seleccionando nos aparecen datos muy interesantes en esa barra.

En tan solo segundos podéis conocer esta información, sin necesidad de complicaciones. Muchas veces nos complicamos sin necesidad, ¿verdad?

Pero recordad que esto es simplemente para tener una idea, ya que no se va a quedar grabado en ningún lado ni puedes realizar otras operaciones con tales resultados. Espero que os haya resultado muy útil.

Hasta la próxima entrada en MI RINCONCITO EXCEL!

3 FUNCIONES IMPRESCINDIBLES PARA HACER LIMPIEZA DE DATOS

3 FUNCIONES IMPRESCINDIBLES PARA HACER LIMPIEZA EN TUS BASES DE DATOS EN EXCEL.
3 FUNCIONES IMPRESCINDIBLES PARA HACER LIMPIEZA DE DATOS EN EXCEL

😱Ese temido momento en que nos descargamos datos a Excel…. ¿tú también le temes?

Cada dato que aparece a su manera (de su padre y de su madre vaya…): con mil espacios, algunas palabras todo mayúsculas, y otras todo minúsculas, registros repetidos, etc… vamos una labor de chinos ponerse a darle homogeneidad!

👉Hoy os traigo 3 pasos para hacer limpieza de estos datos de una manera super sencilla y en un tris.

FUNCION ESPACIOS EN EXCEL

Por un lado, tenemos la función ESPACIOS. Esta función de Excel te va a eliminar aquellos incómodos espacios entre palabras, dejando simplemente el típico espacio al que estamos acostumbrados.

FUNCION NOMPROPIO EN EXCEL

He aquí otra de mis funciones de Excel favoritas, te has descargado un fichero con datos de nombres y apellidos. Tienes tu listado pero cada persona escribió su nombre y apellidos con distinto formato: algunos usando todo mayúsculas, otros todo minúsculas, y otros como a nosotros nos interesa: la primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto en minúscula. Para ello usaremos la función NOMPROPIO.

BOTON PARA QUITAR DUPLICADOS EN EXCEL

La última herramienta que os aconsejo es la de quitar duplicados. El botón responsable de esta acción te lo vas a encontrar en la pestaña de “Datos” de tu barra de opciones. Allí en el apartado de “Herramientas de datos“, tienes el icono que ves en la imagen.

Estas son las funciones que a mí me resultan más útiles y a la par sencillas de usar, de hecho, las vemos en una de las clases de mi Curso Online Básico de Excel. Espero y deseo que te hayan sido de gran ayuda.