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Estoy segura que si os hablo de barra de menús en Excel o cinta de opciones, sabréis perfectamente de lo que hablo. Pero, ¿sabeis que existen otras dos barras que te pueden ayudar a aumentar tu productividad diaria usando Excel? Vamos a verlo:

BARRA DE ACCESO RáPIDO

Esta barra se encuentra en la parte superior de vuestro documento de Excel, justo por encima de la cinta de opciones. Si todavía no sabéis cual es, seguro que la localizáis si os digo que es aquella barra donde está la típica “X” para cerrar el documento. A la derecha se encuentran las opciones para minimizar y cerrar.

Pero lo que me parece realmente interesante (y productivo) es la posibilidad que nos ofrece de añadir tareas o acciones recurrentes en esta barra. Es decir, no tendréis que ir a la pestaña, luego al comando y luego a la acción determinada; directamente añades un botón y pulsando te va a ahorrar ese tiempo. Veamos en la imagen:

Puedes seleccionar una de las acciones sugeridas por Excel, o bien agregar más comandos de manera manual.

BARRA DE ESTADO

La barra de estado la encontráis en el límite inferior de vuestro documento Excel, la podéis reconocer seguramente gracias al zoom (en ella podéis aumentar o disminuir el zoom de la hoja de cálculo, esquina inferior derecha).

Pero para mí, y es lo que enseño en una de las clases de mi Curso Básico, lo increíble es que tan poca gente sepa sus ventajas a la hora de obtener información (como suma, promedio, mínimo, máximo, etc) de tus números, sin necesidad de usar funciones ni fórmulas.

Es muy sencillo, y lo vamos a ver con un ejemplo:

Tenemos un listado de facturas y queremos tener una idea del promedio facturado por venta (pero no queremos usar funciones ni que este dato aparezca en nuestra hoja). ¿Cómo lo hacemos? Basta seleccionar nuestra lista de importe facturado y verás que en automático, en esta barra de estado, os van a aparecer una serie de datos (ver imagen). Si no os aparecen ningún dato, entonces es necesario cambiar la configuración de la barra de Estado (os hablaré de esto en otro post).

Tan solo seleccionando nos aparecen datos muy interesantes en esa barra.

En tan solo segundos podéis conocer esta información, sin necesidad de complicaciones. Muchas veces nos complicamos sin necesidad, ¿verdad?

Pero recordad que esto es simplemente para tener una idea, ya que no se va a quedar grabado en ningún lado ni puedes realizar otras operaciones con tales resultados. Espero que os haya resultado muy útil.

Hasta la próxima entrada en MI RINCONCITO EXCEL!

Una de las cosas que he aprendido durante este primer trimestre de 2021 es la importancia que ha tenido para mí conocer el punto muerto o punto de equilibrio (“break even point”) de mi negocio.

En el Reino Unido hemos estado confinados de manera casi total durante el primer trimestre, incluye el hecho de colegios cerrados y niños en casa. Esto obviamente se traduce en “teletrabajo” y “colegio en casa” al mismo tiempo. Ha sido duro, no te voy a mentir, pero algo que me tranquilizó mucho fue saber este dato de que te hablo. Pero, ¿qué es el punto muerto, punto de equilibrio o break even point?

El punto de equilibrio es aquel punto donde tus ingresos son iguales a tus gastos. Es decir, el resultado sería 0 tras restarle a tus ingresos todos tus gastos. Una operación sencilla pero que muchas emprendedoras no tienen en mente y desconocen.

Para mí el saber este punto me permitió hacer una valoración de cuáles iban a ser mis ingresos estimados en este trimestre (teniendo en cuenta la situación en la que nos encontrábamos). A partir de ahí, reducir mis gastos hasta llegar a ese punto muerto. De manera que si posteriormente llegaban ingresos inesperados, sería beneficio.

Pero, ¿cómo calcularlo en Excel? Es muy sencillo:

Nos vamos a ir a la pestaña de DATOS y desde allí seleccionamos ANALISIS DE HIPOTESIS, y finalmente, BUSCAR OBJETIVO. Nuestro objetivo, según la explicación anterior será que nuestro resultado sea 0 (es decir, ingresos menos gastos igual a 0).
Se nos abrirá una nueva ventana donde vamos a poner: en “DEFINIR LA CELDA” aquella celda que queramos que sea 0 (es decir donde tengamos el resultado), en “CON EL VALOR” pondremos 0 y en “CAMBIANDO LA CELDA” inserimos la celda con la que vamos a jugar para obtener ese resultado (en mi caso, la celda con los ingresos, ya que mis gastos los había reducido a aquellos indispensables para poder trabajar).
Pulsando ACEPTAR, Excel va a hacer ese calculo solo, y te va a informar de los ingresos necesarios para hacer que estés, al menos, cubriendo tus gastos. Todos aquellos ingresos por encima de esa cifra, son beneficios para tu emprendimiento.

🗯Veamos con un ejemplo práctico:

En este caso vamos a recalcular los ingresos porque tengo gastos fijos y variables. Supongamos que yo preveo que mis ingresos sean de 2.348 Euros, tengo unos gastos fijos de 1.100 Euros y unos gastos variables del 20% de mis ingresos. El resultado es de 778.40 Euros. Vease imagen: